Hồ sơ hoàn công được xem là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Nếu như chủ đầu tư cung cấp được một bộ hồ sơ hoàn công công trình hợp lệ, thủ tục hoàn công sẽ được xúc tiến nhanh chóng. Chủ đầu tư sẽ nhận được tờ giấy phép hoàn công trong thời gian sớm nhất. Vậy, để có được bộ hồ sơ hoàn công chuẩn, chủ đầu tư cần tuân theo một số lưu ý quan trọng bên dưới.
1. Phân loại công trình có nằm trong diện yêu cầu hoàn công không
Theo khoản 2 Điều 89 Luật Xây dựng 2014, công trình được miễn giấy phép xây dựng gồm nhiều loại, trong đó có nhà ở riêng lẻ ở nông thôn, trừ nhà ở riêng lẻ xây dựng trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử – văn hóa.
Như vậy, chỉ trong trường hợp xây dựng nhà ở riêng lẻ ở nông thôn (trừ khi xây trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử – văn hóa) mới không cần phải có giấy phép xây dựng.
Lưu ý thủ tục hoàn công không dựa vào công trình lớn hay nhỏ, cấp 4 hay nhà lầu mà hoàn toàn tùy thuộc vào các điều kiện pháp lý của căn nhà quyết định.
2. Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn công trình xây dựng từ khi nào?
Căn cứ tại Điều 33 tại Nghị định số 46/2015/NĐ-CP:
- a) Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng phải được chủ đầu tư tổ chức lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
- b) Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
- c) Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình tự lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
- d) Bộ Xây dựng hướng dẫn về danh mục và thời hạn lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình.
- Hồ sơ hoàn công công trình hoàn chỉnh bao gồm những gì?
Bộ hồ sơ hoàn công công trình đầy đủ phải bao gồm tất cả các loại chứng từ như sau:
- Tờ trình kiểm tra hồ sơ nghiệm thu
- Bản vẽ hoàn công công trình
- Giấy phép xây dựng công trình nhà ở, nhà xưởng, nhà cao tầng,…
- Hợp đồng thi công có chữ ký hợp lệ của chủ đầu tư và đơn vị thi công
- Hóa đơn tài chính của bản hợp đồng thi công xây dựng công trình
- Biên bản nghiệm thu công trình được lập bởi các bên liên quan
- Biên bản thanh lý hợp đồng thi công của công trình xây dựng
- Tờ khai lệ phí trước bạ của chủ đầu tư
- Đơn đề nghị đăng ký biến động tài sản
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Giấy phép đầu tư của chủ sở hữu công trình hoặc giấy phép kinh doanh (nếu có)
Ngoài ra, trong quá trình chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ hoàn công công trình xây dựng, người lập hồ sơ cũng cần lưu ý thêm:
- Kiểm tra hiện trạng công trình để biết được các hạng mục đã thi công. Đây là cơ sở quan trọng cho việc tập hợp chứng từ
- Rà soát lại từng hạng mục công trình để thống kê tất cả các loại chứng từ cần có
- Kiểm tra lại hồ sơ hoàn công nhiều lần trước khi đem nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền
- Tham vấn thêm ý kiến của người có chuyên môn để nhận được sự tư vấn tốt nhất
